La loi d’urgence pour faire face à l’épidémie, promulguée le 23 mars 2020 a autorisé le Gouvernement à prendre par ordonnance les dispositions ayant pour l’objectif de rendre possible le fonctionnement régulier des sociétés soumises aux mesures de confinement.
Ces ordonnances ont été publiées le 26 mars 2020, et concernent surtout la facilitation de l’approbation des comptes annuels et de la tenue des réunions des organes de direction des sociétés civiles et commerciales.
1.
Les sociétés concernées : toutes les personnes morales ainsi que celles dépourvues de personnalité morale, y compris les GIE, les mutuelles, les fonds de dotation, les associations et les fondations.
2.
La modification du calendrier de présentation et d’approbation des documents financiers et comptables :
La prorogation de 3 mois des délais de :
- présentation des comptes (annuels et consolidés) et du rapport de gestion dans les SA duales
- L’approbation des comptes dans toutes les sociétés
- Pour les exercices clos le 31 décembre 2019 ou le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire
- Ne sont pas concernées les sociétés ayant désigné un commissaire aux comptes qui a émis son rapport avant le 12 mars 2020.
La prorogation de 2 mois du délai de présentation des documents de gestion prévisionnelle :
- Dans les sociétés comptant 300 salariés ou plus
- Dont le montant de chiffre d’affaires net est au moins égal à 18 M€
- Clôturant leurs comptes entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.
La prorogation de 3 mois du délai de production du compte rendu financier des associations bénéficiant des subventions publiques et clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.
3.
L’allégement des obligations de convocation et de publication en vue d’une assemblée générale (AG):
1. Le défaut de convocation d’un actionnaire d’une société cotée par voie postale ne peut plus causer la nullité d’une AG s’il résulte « des circonstances extérieures à la société », telles que les mesures de confinement,
2.Toute demande de communication d’information préalable à une AG peut être valablement satisfaite par courriel, dès que la personne demandeuse communique dans sa demande son adresse e-mail.
4.
Les mesures facilitant la tenue des réunions sans la présence physique des associés :
Les assemblées des entreprises concernées convoquées dans les lieux affectées par les mesures interdisant les rassemblements collectifs pour motifs sanitaires peuvent exceptionnellement prendre la forme complétement dématérialisée et donc se tenir soit
- sans la présence physique ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle de leurs membres soit
- hors leur présence physique, mais avec une participation dématérialisée
Les membres doivent néanmoins être convoqués et ils conservent leur droit de participer à l’assemblée et de voter dans les conditions prévues par les textes déjà existants ou par l’ordonnance. Les décisions prises sont considérées comme régulières. Le vote par voie de consultation écrite est possible même en présence d’une clause statutaire contraire.
Ils sont informés dans les documents préalables à l ’assemblée de la date, de l’heure et des modalités d’exercice de leurs droits.
Les réunions des organes dirigeants peuvent se tenir de manière dématérialisée dans les conditions prévues pour les assemblées et ce sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission le prévoit ni ne puisse s’y opposer.
5.
Les mesures concernant le calcul de quorum
L’organe convoquant l’assemblée ou son délégataire peut décider d’inclure au quorum et la majorité les membres des assemblées qui y ont participé via une conférence téléphonique ou audiovisuelle, à condition que celle-ci permette leur identification. Ainsi, les moyens techniques engagées doivent transmettre au moins la voix des participants.
L’organe convoquant l’assemblée doit informer les membres de l’application des mesures adaptant les règles de participation et délibération par tous moyens au moins trois jours ouvrés avant la date de celle-ci.
